Papierloos kantoor? Vergeet de ‘transitie’ niet
05-04-2017 | door: Blog
Deel dit artikel:

Papierloos kantoor? Vergeet de ‘transitie’ niet

Bedrijven die niet volledig meegaan met de digitaliseringstrend, zijn te vergelijken met een zinkend schip. Althans, als we de meeste berichten in de media moeten geloven. Het papieren kantoor zou verdwijnen en binnenkort werken we alleen nog maar digitaal. Maar zijn alle werknemers hier wel klaar voor? 

De generatie die nu de arbeidsmarkt betreedt, werkt inderdaad vaker digitaal dan de huidige medewerkers gewend zijn. Deze nieuwe generatie werknemers vinden analoge documenten vaak maar ouderwets en werken het liefst zo digitaal mogelijk. Toch kun je je afvragen of je alles moet digitaliseren. 

Een digitale revolutie op kantoor brengt indirect een grote uitdaging met zich mee. Niet alleen de digitale generatie is werkzaam binnen organisaties; er zijn natuurlijk ook nog de ‘oudere’ werknemers. Dit is een grote groep die gewend is aan werken met papier en nog niet helemaal thuis is in de hele digitaliseringstrend. Toch zal men moeten samenwerken. Organisaties staan hierdoor voor een uitdaging: hoe faciliteer ik mijn personeel om zo efficiënt mogelijk te werken? 

Hybride werkomgeving

Om zowel te voldoen aan de behoeften van de digitale generatie als die van de analoge generatie, ontstaat er een hybride werkomgeving. Organisaties moeten ervoor zorgen dat documenten nog steeds (deels) beschikbaar zijn op papier, maar dat er ook een soepele overgang is naar digitale data. Deze ‘tussenpauze’ kan niet worden genegeerd. Het is afhankelijk van het soort document of dit het beste digitaal of analoog kan worden verwerkt. Veelal bepaalt ook de keten in hoeverre digitaal of deels digitaal (samen) wordt gewerkt. Denk bijvoorbeeld aan het programma KEI (Kwaliteit en Innovatie rechtspraak), waarbij de rechtspraak in Nederland moet aansluiten bij de digitalisering van de samenleving en procedures sneller en eenvoudiger doorlopen moeten worden. Een ander voorbeeld is het verwerken van inkoopfacturen. Dit zal de komende jaren steeds minder vaak analoog gebeuren. Bedrijven sturen vaker een pdf-bestand mee met een e-mail en uiteindelijk zal deze informatie zelfs helemaal elektronisch worden verzonden, ontvangen en verwerkt – zonder dat er een scan of fysiek document aan te pas komt. 

Daarnaast zijn er ook grote verschillen tussen branches. Met name kennisgerichte organisaties en branches adopteren een digitale werkwijze sneller. De hoeveelheid data, waar zij uiteindelijk hun geld mee verdienen, neemt alleen maar toe. Om de opslag en productiviteit onder controle te houden, zoeken deze organisaties eerder naar een digitale oplossing.

Gebruiksvriendelijke digitaliseringsoplossingen 

Om de analoge en de digitale generatie werknemers zo goed mogelijk te voorzien in hun behoeften in deze tussenpauze, moeten bedrijven niet vergeten dat digitalisering geen doel op zich is. Het moet toegevoegde waarde bieden. Digitaliseren ‘omdat de rest het ook doet’ kan voor inefficiënte situaties zorgen. Adoptie van digitale oplossingen door werknemers is essentieel. Als werknemers geen voordeel zien in een nieuwe werkwijze, dan zullen zij deze werkwijze niet snel toepassen en terug blijven grijpen naar de oude. 

Om de adoptie zo soepel mogelijk te laten verlopen, moeten bedrijven investeren in verandermanagement. Hoe worden mens, gedrag en proces verbonden met nieuwe toepassingen? 

Organisaties kijken echter nog vaak als eerste naar de kosten van digitale oplossingen en veranderende processen. Hierdoor worden investeringen uitgesteld of zelfs afgeblazen. Door in een vroeg stadium over prijzen en beperkingen te praten en hierdoor ongemerkt een kortetermijnvisie te hanteren, worden het belang en de mogelijkheden van nieuwe oplossingen snel van tafel geveegd. Bedrijven moeten een heldere businesscase opstellen om gefundeerde beslissingen te maken. Gelukkig zorgen IT-ontwikkelingen zoals de cloud voor interessante betaalbare instap-oplossingen, die bedrijven kennis laat maken met digitalisering met een relatief laag risico. Met behulp van dergelijke oplossingen en goed advies van leveranciers, kunnen organisaties een soepele overgang maken naar een alsmaar digitaler kantoor.

Volledige digitalisering op de werkvloer heeft nog een lange weg te gaan. Organisaties zullen rekening moeten houden met deze lange weg die nog afgelegd moet worden en met alle werknemers die in de tussentijd zo goed mogelijk hun werk proberen uit te voeren. Het is belangrijk om hierbij te onthouden dat niet enkel racewagens deelnemen aan het verkeer. 

Door: Jeffrey Muller, Business Development Expert ITS bij Konica Minolta

Terug naar nieuws overzicht