De manier waarop organisaties werken is aan het veranderen en door de coronapandemie is dat in een stroomversnelling gekomen. Dat merkt ook ARP. Het begeleidt bedrijven met het hybride werken. Dat is vaak maatwerk, vertellen sales consultants Anouk Offermanns en Noël Brouwers.
Ze zijn allebei gespecialiseerd in het hybride werken, als onderdeel van het team ‘Workplace & Mobility’ van ARP. Offermanns specialiseert zich daarbij met name in het hybride vergaderen en de oplossingen en faciliteiten die daarvoor nodig zijn. Brouwers houdt zich in het bijzonder bezig met de DAAS-propositie (Device As A Service).
De trend richting hybride werken - de combinatie van thuis en op kantoor - was voor de coronatijd al ingezet. Maar alles is in een stroomversnelling geraakt. Brouwers: “Het werd voorheen vooral toegepast door grote bedrijven, maar door corona zijn veel meer organisaties er mee aan de slag gegaan. Ze hadden vaak nog een angst voor de public cloud, maar die is verdwenen.”
Die stap was twee jaar geleden vaak noodgedwongen, weet Offermanns. “Medewerkers kregen een device en er werd bijvoorbeeld Microsoft Teams uitgerold. Ze kregen allemaal een licentie, zodat ze op die manier met elkaar konden bellen en chatten. Dat ging heel ad-hoc. Het werkte, maar verder werd er nog niet echt over nagedacht. Ook niet over bijvoorbeeld security. Met onze kennis en ervaring kunnen wij organisaties daar goed bij begeleiden. Zowel met de thuiswerkplekken als op kantoor, waaronder de vergaderruimtes.”
Aan het begin van de coronacrisis stond de telefoon vaak roodgloeiend, vertelt Brouwers. “Dat ging dan meestal om het leveren van apparatuur. Later kwam de vraag naar solutions, omdat niet alles overal even soepel verliep. De laatste anderhalf jaar zien we dat bedrijven daarin echt grote stappen hebben gemaakt. Ze denken na over wat ze precies willen en de strategie op de langere termijn, na corona. Gaan ze bijvoorbeeld voor vijftig procent thuiswerken en voor vijftig procent op kantoor, of kiezen ze een andere verhouding? Dat soort gesprekken over het beleid voeren we graag en daar zijn we ook goed in. Dat doen we met zowel HR, finance als IT. Zo komen we tot een oplossing op maat.”
Dat maatwerk is heel belangrijk, vertelt Offermanns. “We kijken naar het soort organisatie, de cultuur, het soort mensen en waar ze naartoe willen. We noemen dat workforce enablement. Van bovenaf maken we een dwarsdoorsnede van de organisatie. Samen met de klant kijken we naar wat er nodig is en zo begeleiden we het hele traject.”
Als ze nadenken over het tijdperk na corona, zoeken organisaties naar de goede balans tussen thuis en op kantoor. Brouwers: “Vaak komen ze uit op twee dagen thuis en drie op kantoor, of net andersom. Maar we zien ook andere verhoudingen. Het verschilt natuurlijk sterk per branche. We horen wel tijdens bijna ieder gesprek in coronatijd dat mensen het fysieke contact op locatie, de gesprekken bij de koffieautomaat, erg missen. Daar moeten organisaties zich niet in vergissen.”
“We adviseren organisaties om eerst goed na te denken over de strategie op de langere termijn”, maakt Offermanns duidelijk. “Kies niet lukraak voor een bepaald merk omdat je gehoord hebt dat het goed werkt, maar bedenk eerst hoe je van A naar B wilt komen. Iedere organisatie is anders, en de mensen binnen een organisatie ook. Gemeentes hebben een andere cultuur dan een jonge startup. De leeftijd van je medewerkers speelt natuurlijk ook een rol.”
Het is een belangrijke uitdaging om alle medewerkers binnen een organisatie mee te krijgen in de ontwikkeling. Brouwers: “Tot een paar jaar geleden was het bij dit soort trajecten vaak een kwestie van one size fits all. We kijken nu heel sterk naar de generaties, de persona en de doelgroepen. We pellen organisaties eigenlijk als een ui af, en kijken daarbij bijvoorbeeld naar welk device het beste bij elk type medewerker past en welke applicaties een bepaalde afdeling nodig heeft. Zo komen we tot de beste fit.”
Brouwers ziet nog een uitdaging: compliancy en security. “Tijdens de coronatijd zijn devices in hoog tempo aangeschaft. Er is daardoor vaak een soort wildgroei ontstaan. De uitdaging zit vervolgens in het beheer. Je wilt dat alles veilig en AVG-proof is. Daarom brengen we alles eerst goed in kaart en gaan we vervolgens terug naar een soort van standaardisatie.”
Zoals gezegd: Brouwers focust zich onder meer op de DAAS-propositie van ARP, die een kleine twee jaar geleden binnen de hele Bechtle-groep werd gelanceerd. Daaronder vallen op dit moment compute en mobile, maar een uitbreiding daarvan zit in de planning. “We zien heel duidelijk de trend dat bedrijven niet meer alles aan willen schaffen, maar dat ze dingen uit willen besteden aan specialisten. Zeker ook op IT-gebied. Daarvoor kunnen zij zich veel beter richten op strategische handelingen en innovatie. Daar gaan veel gesprekken over.” Dat gaat soms ook om het uitbesteden van beheer. Brouwers: “Vaak zie je dat organisaties kiezen voor een middenweg. Ze geven een deel uit handen, maar willen ook nog een deel door iemand binnen de organisatie laten doen. Hij of zij is dan ons contactpersoon.”
ARP spreekt graag over de term ‘Activity Based Working’. “Daarbij gaat het erom dat het voor je werk niet meer uitmaakt waar je bent, met wie je bent en wat je bij je hebt”, legt Offermanns uit. “Alle faciliteiten en ook het kantoor zijn dan zo uitgerust dat je overal en nergens kunt werken. Een onderdeel daarvan is de mogelijkheid om vergaderruimtes te reserveren. Bij veel organisaties zien we dat vergaderruimtes nu nog inefficiënt worden gebruikt. Ze worden bijvoorbeeld gereserveerd in de agenda, maar vervolgens niet gebruikt. Een ander belangrijk onderwerp is desk-management. Als mensen de helft van de tijd thuis gaan werken, heb je maar de helft van het aantal fysieke plekken nodig. Maar je wilt voorkomen dat iedereen op een ochtend ineens voor de deur staat en er voor een deel van hen geen werkplek is. Voor zowel de vergaderruimtes als het deskmanagement kunnen we goede tooling aanbieden. Met behulp van de data vanuit die oplossingen kun je ook analyseren of je bijvoorbeeld het juiste aantal vergaderruimtes hebt en of je de werkplekken anders in kunt richten.”
Het is overduidelijk een thema waar ze beiden enthousiast van worden. Vooral door het interessante traject dat ze samen met klanten aanvliegen. Offermanns: “Het mooiste aan mijn werk is het moment dat je na afloop bij een klant op locatie komt en je ziet dat het resultaat dat we samen voor ogen hadden, is behaald.”
