CIO's staan door de coronacrisis onder druk meer te doen met minder, iets wat moeilijk keuzes vereist. Gartner adviseert CIO's een raamwerk voor kostenoptimalisatie te hanteren om te bepalen waar zij op IT- en businesskosten kunnen besparen.
"Ideeen voor kostenoptimalisatie worden doorgaans bijna geheel afgewogen op basis van hun potentiële besparing, zonder naar effecten van dergelijke kostenbesparingen op de business te kijken", zegt Cesar Lozada, senior principal researcher bij Gartner. "Dit staat gelijk aan het prioriteren van nieuwe initiatieven op hun potentiële voordelen, zonder de impact te overwegen. Uitsluitend potentiële voordelen als beslissingscriterium hanteren leidt tot een geprioriteerde lijst met initiatieven die kostenbesparingen opleveren, maar ook riskant kunnen zijn, een negatieve impact op de business kunnen hebben of kunnen mislukken."
"Om duurzame resultaten voor de business te realiseren moeten managers zeker stellen dat kostenbeheersing verder gaat dan alleen kostenbesparingen, het bevriezen van investeringen of terugdringen van het personeelsbestand - wat doorgaans de denkwijze voor de korte termijn is", aldus Chris Ganly, senior research director bij Gartner. "Organisaties zouden kostenbeheersing moeten zien als iets dat een directe en lange termijn impact kan hebben op de prestaties van de business. Kostenbeheersing vraagt om een combinatie van aanpakken en verbeteringen die om de organisatie daadwerkelijk winst op te leveren ieder onderdeel van de organisatie raakt."
Zes aandachtspunten
Gartner adviseert CIO's en IT-managers zich op zes aandachtspunten te richten bij het evalueren van de kosten, voordelen en haalbaarheid van verschillende initiatieven voor kostenoptimalisatie:
- Potentiële financiële voordeel: Bepaal in welke mate (klein, middelgroot of groot en positief of negatief) kosteninitiatieven de bottom line raken. Managers moeten zich afvragen hoeveel een organisatie kan besparen indien de maatregel wordt doorgevoerd en welke impact dit heeft op de cash flow van de organisatie.
- Impact op de business: Bepaal de impact van een initiatief op werknemers en de dagelijkse bedrijfsvoering. Onderzoek bijvoorbeeld of een initiatief een negatieve impact zal hebben op de productiviteit of een productlancering.
- Tijdspad: Ongeacht welke aanpak u kiest, het kost tijd voor de business om kostenbesparingen te realiseren en waarde te creëren uit initiatieven voorkostenoptimalisatie. De vraag dit CIO's zich moeten stellen is hoe het tijdspad eruit moet zien (weken, maanden of lange termijn).
- Organisatorisch risico: De effectiviteit van initiatieven voor kostenbesparingen hangt deels af van het vermogen van teams om te veranderen en zich aan te passen aan de nieuwe realiteit. Leiders die in staat zijn de voordelen van kostenoptimalisaties te realiseren met minimale impact op organisatorische processen, kunnen hiermee de potentiële impact op de bedrijfsresultaten laten zien. Zij leggen hiermee een fundering voor succes.
- Technisch risico: Om technische risico's te mitigeren moeten CIO's onderzoeken hoe initiatieven voor kostenoptimalisaties geïntegreerd kunnen worden met hun huidige operationele en zakelijke architectuur. Vertragingen veroorzaakt door dergelijke initiatieven leiden tot een verminderd serviceniveau richting klanten en een teruglopende productiviteit.
- Vereiste investeringen: Ieder project of initiatie op het gebied van kostenbesparingen, vereisen investeringen. CIO's moeten dan ook een business case presenteren aan de bestuursraad om deze financiering te verkrijgen. Hiermee laten zij zien hoe de kostenoptimalisatie processen, productiviteit, time-to-market en andere relevante factoren beïnvloed.
Meer informatie is te vinden in de rapporten 'Prioritize Your Cost Optimization Initiatives Using Gartner’s Decision Framework' en 'Strategic Executives Manage Costs Across the Enterprise', die beschikbaar zijn voor klanten van Gartner.
